Penyusunan Dokumen Penawaran

Pembangunan konstruksi gedung dan perumahan yang sedang giat dilaksanakan dewasa ini membutuhkan tenaga ahli dan terampil disemua bidang dan salah satunya adalah bidang estimasi, administrasi dan teknis untuk menyiapkan dokumen penawaran .

Salah satu sarana penting dalam menyiapkan tenaga ahli dan terampil tersebut diperlukan suatu pedoman sebagai kerangka acuan untuk membuat dan menyusun dokumen penawaran sebagai tahap awal untuk mendapatkan dan mengerjakan proyek.

Dokumen pelelangan adalah terdiri dari :

1. Dokumen Kualifikasi, Dokumen kualifikasi umumnya dibuat untuk proyek yang dibiayai oleh Dana APBD dan APBN dengan syarat dan ketentuan mengikuti Kepres atau Peraturan menteri PU.
2. Dokumen Administrasi dan Teknis
3. Dokumen Biaya

Dokumen Kualifikasi

Penyampaian dokumen kualifikasi disesuaikan dengan sistim pelelangan yang digunakan yaitu apakah dengan Sistim Pra kualifikasi atau Pasca kualifikasi.

Secara garis besar dokumen kualifikasi terdiri dari akte perusahaan, kualifikasi, status hukum, sertifikasi, pajak, data keuangan dan dukungan Bank, data personil, data peralatan, data pengalaman, kemampuan dasar, sisa kemampuan keuangan (SKK) dan sisa kemampuan paket (SKP).

Uraian dokumen kualifikasi secara lebih detailnya bisa dilihat di buku Peraturan Menteri PU no. 43/PRT/M/2007 Buku 3

Dokumen Administrasi dan Teknis

Dokumen administrasi dan teknis disyaratkan sebagai dokumen pendukung baik dari sisi kualifikasi dan administrasi perusahaan maupun kemampuan teknis dalam mengerjakan pekerjaan yang dilelangkan. Dokumen admnistrasi dan teknis, terdiri dari :

1. Uraian Metoda pelaksanaan (construction methode)
2. Jadual waktu pelaksanaan (master schedule)
3. Struktrur organisasi 
4. Daftar personil inti 
5. Daftar peralatan utama yang digunakan
6. Dokumen lainnya sesuai dengan yang disyaratkan dalam RKS Administrasi pelelangan

Untuk detail dokumen administrasi dan teknis yang dipersyaratkan harus disesuaikan dengan RKS Administrasi atau bisa dilihat dalam Peraturan menteri PU No. 43/PRT/M/2007 Buku 2

Dokumen Biaya

Dokumen biaya adalah merupakan dok. utama dari dok. Penawaran, dokumen biaya terdiri dari :

1. Jaminan Penawaran 
2. Surat penawaran harga (bermaterai cukup, bertanggal, ditanda tangani oleh yang berhak dan dicap perusahaan) 
3. Daftar kuantitas dan harga 
4. Analisa harga satuan pekerjaan 
5. Daftar harga satuan dasar material 
6. Daftar harga satuan dasar upah 
7. Daftar harga satuan dasar alat 

Untuk detail dokumen administrasi dan teknis yang dipersyaratkan harus disesuaikan dengan RKS Administrasi atau bisa dilihat dalam Peraturan menteri PU No. 43/PRT/M/2007 Buku 2
TAHAPAN PENYUSUNAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Pendataan Dokumen Lelang

Dokumen lelang perlu dikelola untuk kemudahan administrasi dokumen, pendataan dokumen antara lain :

• Pemberian stampel, tanggal diterima dokumen
• Penomoran dokumen sesuai jumlah bundel dokumen 
• Penomoran dokumen sesuai jumlah dan lembar dokumen
• Pengecekan dokumen sesuai daftar isi dokumen
• Pencatatan dan pemberian kode proyek

Dokumen lelang terdiri dari, antara lain :

1. RKS Administrasi
2. RKS Teknis
3. Dokumen Gambar (str, Ars, Mech dan Elec)
4. Bill of quantity
5. Berita acara rapat penjelasan ( Aanwijzing ) dan peninjauan lokasi ( Site Visit )
6. Addendum penjelasan
7. Berita acara rapat klarifikasi & Negosiasi

Urutan Keberlakuan Dokumen Lelang
Apabila terdapat perbedaan diantara dokumen lelang, urutan keberlakuan dokumen umumnya berlaku sebagai berikut :

• 7 menang dari 6 
• 6 menang dari 5 
• 5 menang dari 2 
• 2 menang dari 3 
• 3 menang dari 4 
• Apabila terdapat perbedaan diantara dokumen gambar yang berlaku adalah urutannya finishing schedule kemudian gambar dengan skala lebih besar (detail)

2. Penyusunan data awal 

Setelah dokumen pelelangan diterima dan dipelajari perlu terlebih dahulu dibuat :

• Project summary 
• Form dokumen dan data kontrak (sebelum persetujuan final) 
• Daftar pertanyaan Administrasi dan teknis untuk disampaikan pada saat aanwijzing dan rapat penjelasan 
• Daftar inventarisasi untuk peninjauan lokasi, survey harga material, upah, alat dan transportasi material 
• Daftar Inventarisasi data yang dibutuhkan untuk lampiran penawaran

3. Dokumen Biaya

Perhitungan biaya suatu pekerjaan dalam pelaksanaan proyek adalah mutlak dilakukan sebagai tahap awal untuk menentukan seberapa besar biaya yang diperlukan baik untuk biaya langsung (direct cost) maupun biaya tidak langsung (indirect cost).

Perhitungan biaya meliputi :

1. Perhitungan volume pekerjaan 
2. Perhitungan Harga satuan pekerjaan, yang terdiri dari : 

• Harga satuan pekerjaan langsung (direct cost) 
• Harga satuan pekerjaan tidak langsung (indirect cost/preliminaries) 

Petunjuk Penyusunan Analisa Harga Satuan

• Format analisa, Format analisa harga satuan pekerjaan sudah ada standar, kecuali untuk hal-hal tertentu harus disesuaikan mengikuti kebutuhan masing-masing proyek 
• Inventarisasi item pekerjaan
• Tahap awal dalam penyusunan analisa harga satuan adalah terlebih dahulu harus menginventarisasi item pekerjaan berdasarkan BQ dan Gambar yang diterima. 
• Identifikasi spesifikasi pekerjaan Tahap kedua setelah item pekerjaan diketahui, identifikasi spesifikasi pekerjaan, apabila ada perbedaan sesuai urutan keberlakuan dokumen atau ditentukan lain dalam dokumen lelang 
• Review dan Inventarisasi ulang kebutuhan material, upah dan alat. 
• Data harga material, upah dan alat hasil survey lapangan harus direview sesuai kebutuhan setelah dilakukan inventarisasi item pekerjaan dan spesifikasi. 
• Input data harga material, upah dan alat sesuai data survey lapangan dan data logistik. Data harga diinput pada worksheet material, upah dan alat, khusus untuk material yang didatangkan dari luar lokasi proyek harus ditambahkan ongkos kirim. 
• Check dan periksa analisa harga satuan pekerjaan 
• Setelah data harga material, upah dan dan alat di input, check dan koreksi output Analisa Harga Satuan Pekerjaan yang dihasilkan. 
• Input Analisa Harga Satuan Pekerjaan 

Setelah data Analisa Harga Satuan Pekerjaan sudah diperiksa spesifikasi, aritmatika dan summary di input ke Bill of Quantity.

  

Semoga Bermanfaat

Engineering, Economics & Business
Aam Hermawan