Dalam kesempatan ini saya mencoba akan membahas perihal penyiapan dokumen tender, Dokumen tender digunakan sebagai dasar kontraktor dalam penawaran pekerjaan.
Beberapa tahapan yang perlu disiapkan adalah sebagai berikut :
List data
a. Nama proyek dan
alamat proyek.
b. Sifat kontrak (
lumpsum atau provisional BQ)
c. Waktu pelaksanaan
dan waktu pemeliharaan.
d. Besarnya uang muka.
e. Besarnya jaminan
penawaran, jaminan uang muka, dan jaminan pelaksanaan.
f. Besarnya retensi
g. Asuransi CAR & TPL
h. Warna cover
dokumen, dan lain-lain
Penyusun Dokumen Tender
Dokumen tender yang perlu disiapkan terdiri dari :
Dokumen Ketentuan Tender dan Penawaran
PENDAHULUANPeserta Tender harus membaca dengan seksama semua pasal-pasal yang tertulis pada Dokumen
Tender ini. Gugatan tidak akan dipertimbangkan, jika alasannya karena tidak membaca, atau kurang
mengenai artinya, dan segala kerugian yang diakibatkannya menjadi tanggung jawab Peserta Tender.
PENJELASAN UMUM
Informasi yang ada pada Ketentuan Tender dan Penawaran merupakan perintah/ petunjuk untuk peserta tender dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Dokumen Tender.
Lingkup pekerjaan yang ditenderkan di dalam paket Proyek ini adalah meliputi:
Pekerjaan ........... untuk Proyek .............., yang berlokasi di ......................
DOKUMEN TENDERSatu set Dokumen Tender yang dibagikan ke peserta Tender terdiri dari :
BUKU - I (Satu), terdiri atas :
SURAT PENAWARAN DAN SURAT PERNYATAAN
KETENTUAN TENDER DAN PENAWARAN
SURAT PERJANJIAN KERJA
LAMPIRAN – LAMPIRAN
BUKU – 2 (Dua), terdiri atas :
DAFTAR URAIAN PEKERJAAN, VOLUME DAN HARGA SATUAN (BQ)
BUKU – 3 (Tiga), terdiri atas :
SYARAT–SYARAT TEKNIS PELAKSANAAN / SPESIFIKASI TEKNIS
BUKU – 4 (Empat), terdiri atas :
GAMBAR - GAMBAR TENDER
Penjelasan-penjelasan secara tertulis mengenai keterangan-keterangan tambahan dan gambar-gambar yang dikeluarkan selama masa tender, yang telah disahkan oleh Panitia Tender akan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Dokumen Tender.
Peserta Tender dapat mengambil Dokumen Tender, dengan Jadwal sbb :
- Tempat/alamat : di ............................,
- Dengan membayar Rp. ......................,- ( ............................ Rupiah )
- Selambat-lambatnya pada tanggal ................. jam ................ WIB
Urutan Keberlakuan (Order of Priority)Pada dasarnya seluruh Dokumen Tender ini merupakan suatu kesatuan dan bersifat saling melengkapi. Apabila terdapat sesuatu yang tercantum pada salah satu dokumen tetapi tidak diperlihatkan pada dokumen-dokumen yang lain, maka hal itu harus dianggap ada.
Dalam hal dimana ada keraguan, maka hal yang meragukan itu harus di konfirmasi pada Panitia Tender yang dalam hal ini berwenang untuk memutuskan dan mengeluarkan keputusan tertulis.
Apabila ada hal-hal yang bertentangan antara satu dokumen terhadap dokumen lainnya, maka Urutan Keberlakuan (order of priority) adalah sbb :
- Berita Acara Rapat Penjelasan Tender (Aanwijzing)
- Syarat-syarat Administrasi Umum dan Khusus
- Syarat-syarat Teknis Pelaksanaan
- Gambar Tender (dengan urutan gambar detail atau skala besar lebih dahulu baru kemudian menyusul gambar skala kecil)
- Daftar Uraian Pekerjaan, Volume dan Harga Satuan (Bills of Quantities)
RAPAT PENJELASAN PEKERJAANRapat Penjelasan Pekerjaan akan diadakan pada waktu dan tempat seperti yang tertera pada Undangan Tender.
Pada waktu Rapat Penjelasan Pekerjaan, para peserta Tender dianggap sudah mempelajari dan memahami Pekerjaan yang akan dilaksanakan dan segala isi Dokumen Tender.
Peserta Tender tidak boleh mengabaikan kemungkinan adanya kekurangan-kekurangan dalam Syarat-syarat Administrasi Pelaksanaan, Syarat–syarat Teknis Pelaksanaan, Gambar-gambar Tender dan Bills of Quantities yang akan berpengaruh tidak baik pada hasil pekerjaan.
Jika Peserta Tender tidak memberikan pemberitahuan mengenai kekurangan- kekurangan tersebut kepada Panitia Tender pada Rapat Penjelasan, maka segala akibatnya menjadi tanggung jawab Peserta Tender.
Berita Acara Rapat Penjelasan Pekerjaan atau perubahan-perubahan yang harus dilaksanakan merupakan lampiran yang mengikat kontrak pekerjaan ini.
PENINJAUAN LOKASI PEKERJAANPeserta Tender hendaknya meninjau lokasi pekerjaan atas resiko dan biaya sendiri untuk mendapatkan segala keterangan yang diperlukan mengenai keadaan lapangan, jalan masuk, kondisi setempat, dan kondisi serta keadaan bangunan-bangunan dari Pihak Ketiga, yang ada disekitarnya, sehubungan dengan pekerjaan yang harus dilaksanakan dan segala resiko yang timbul dari kondisi dan keadaan tersebut di atas menjadi tanggung jawab Pemborong.
RINCIAN PENAWARAN DAN HARGA SATUAN PEKERJAANPeserta Tender harus memeriksa dan meneliti seluruh isi dari Dokumen Tender (Syarat Administrasi Pelaksanaan, Syarat-syarat Teknis Pelaksanaan, Bills of Quantities dan Gambar-gambar Tender). Jika terdapat perbedaan-perbedaan diantara isi Dokumen Tender tersebut, maka hal ini harus diinformasikan oleh Peserta Tender kepada Panitia Tender sebelum pemasukan penawaran.
Jika perbedaan-perbedaan tersebut di atas diketahui pada saat pelaksanaan pekerjaan, maka dianggap bahwa kualitas dari material yang paling tinggi adalah yang menentukan untuk digunakan atau dipakai pada pekerjaan tanpa ada penambahan biaya dalam Kontrak.
Perbedaan-perbedaan yang terdapat dalam Dokumen Tender (Syarat Administrasi Pelaksanaan, Syarat–syarat Teknis Pelaksanaan, Gambar-gambar dan Bills of Quantities) tidak dapat dijadikan alasan bagi Pemborong untuk mengajukan pekerjaan tambah ataupun klaim- klaim lainnya.
Peserta tender bertanggung jawab dan berkewajiban untuk memeriksa baik volume atau pokok pekerjaan di dalam Bills of Quantities dan seluruh Dokumen Tender sebelum pemasukan penawaran, dan tidak dibenarkan lagi untuk mengadakan perubahan akibat dari perbedaan itu setelah pemasukan penawaran. Untuk itu peserta tender sudah harus memperhitungkannya di dalam penawaran.
Peserta Tender harus membuat harga penawarannya berdasarkan setiap item dalam Bills of Quantities (BQ) yang kemudian dipindahkan dalam total akhir keseluruhan. Bills of Quantities merupakan bagian dari Dokumen tender ini.
Jika Peserta Tender tidak memberikan harga pada salah satu item dalam Bills of Quantities (BQ) dan tidak memberikan keterangan apapun didalam item BQ tersebut, maka dianggap bahwa harga penawaran untuk item tersebut telah dihitung atau sudah dimasukkan kedalam harga item yang lain.
Bills of Quantities (BQ) merupakan dasar atau pedoman dalam mengajukan penawaran dan untuk mengukur prosentase prestasi kemajuan pekerjaan. Total Harga Penawaran mengikat sebagai Harga Kontrak untuk pelaksanaan Pekerjaan.
Jika terdapat pokok pekerjaan yang tidak tercantum dalam Bills of Quantities (BQ) atau bagian lain dari Dokumen Tender, tetapi untuk kesempurnaan pekerjaan harus dilaksanakan maka harus dianggap bahwa semua nilai pekerjaan yang terdapat dalam Dokumen Tender telah tercantum dalam Perincian Penawaran.
Harga Satuan dalam Bills of Quantities (BQ) merupakan bagian yang mengikat dari Penawaran.
Harga Satuan akan dipergunakan sebagai dasar dalam menghitung biaya pekerjaan tambah dan kurang , sekiranya ada instruksi perubahan (Variation Order / VO). Setiap Harga Satuan Pekerjaan sudah termasuk harga bahan, upah, overhead, biaya perlengkapan, pengangkutan, resiko pajak, bea materai, biaya-biaya umum, biaya-biaya kewajiban umum kepada Pemerintah yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut, termasuk segala biaya akibat royalty ataupun hak paten, mobilisasi dan demobilisasi, keuntungan, tetapi belum termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN), serta bagian-bagian biaya yang lain, yang secara khusus ditetapkan secara terpisah dalam perincian penawaran (Bills of Quantities).
Peserta Tender tidak diperkenankan menambah, mencoret, menghapus, mengganti sebagian atau semua kata-kata yang terdapat dalam kalimat-kalimat Bills of Quantities maupun bagian-bagian lain dari Dokumen Tender, kecuali jika ada pemberitahuan secara tertulis dari Peserta Tender pada waktu pemasukan harga penawaran untuk dipertimbangkan oleh Panitia Tender.
Kesalahan perhitungan dalam Perincian Penawaran, baik yang disebabkan oleh kelalaian, kesalahan interpretasi atas dokumen maupun kesalahan perhitungan (arithmatical error) sepenuhnya menjadi tanggung jawab Peserta Tender. Kesalahan perhitungan bukan merupakan dasar untuk merubah Harga Penawaran dalam Surat Penawaran, tetapi dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan mengenai kemampuan dari Peserta Tender yang bersangkutan.
Kuantitas pekerjaan yang tercantum di dalam Bills of Quantities adalah Tetap dengan catatan bahwa penyimpangan Volume Terlaksana terhadap volume dalam Kontrak tidak menyebabkan penambahan biaya dalam Daftar Persiapan, Prasarana dan Penunjang (Preliminaries).
HARGA PENAWARANJika tidak ditentukan lain, maka Harga Penawaran harus dicantumkan dalam Surat Penawaran yang berdasarkan Mata Uang Asli dalam Rupiah dan jumlahnya dibulatkan ke bawah dalam ribuan.
Harga Penawaran bersifat (Lump Sum Fixed Price), Harga Penawaran merupakan jumlah nilai semua pekerjaan yang tercantum dalam Gambar, Spesifikasi, Berita Acara Rapat Penjelasan Pekerjaan dan semua isi Dokumen Tender dan tidak boleh ada anggapan bahwa pekerjaan-pekerjaan yang disebut di dalam Dokumen Tender tetapi tidak tercantum dalam Bills of Quantities ( Rincian Pekerjaan ) tidak merupakan bagian dari Kontrak.
Segala harga satuan yang dicantumkan adalah tetap dan tidak berubah karena pengaruh kenaikan harga apapun.
Harga Penawaran tetap sesuai dengan yang dimaksudkan dalam Dokumen Tender ini meskipun Pemborong telah (ada) menambah, mencoret, atau mengganti sebagian atau seluruhnya dari kalimat-kalimat yang tertera dalam Dokumen Tender ini.
JAMINAN PENAWARANBersamaan dengan penyerahan penawarannya, Peserta Tender harus memberikan Jaminan Penawaran (Bidbond) sebesar Rp. ……………….,- ( ……………. Rupiah ) berupa Jaminan Bank, bukan Bank Pasar. Jaminan Penawaran ditujukan kepada Pemberi Tugas.
Jaminan Bank ini harus berlaku sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal Pemasukan Penawaran.
Jaminan Penawaran ini akan menjadi milik Pemberi Tugas dan yang bersangkutan kehilangan haknya apabila Peserta Tender:
- Mengundurkan diri setelah pemasukan penawaran sebelum adanya Penunjukan.
- Mengundurkan diri setelah ditunjuk sebagai Pemenang dan untuk itu diharuskan membayar sejumlah uang sebesar selisih harga antara Harga Penawarannya dengan Harga Penawaran di atasnya yang ditunjuk sebagai Pemenang berikutnya.
- Menolak melaksanakan dan menandatangani Kontrak dan untuk itu diharuskan membayar sejumlah uang sebesar selisih harga antara harga penawarannya dengan Harga Penawaran di atasnya yang ditunjuk sebagai Pemenang berikutnya.
- Menolak menyerahkankan Jaminan Pelaksanaan dan untuk itu diharuskan membayar sejumlah uang sebesar selisih harga antara Harga Penawarannya dengan Harga Penawaran di atasnya yang ditunjuk sebagai Pemenang berikutnya.
- Menolak perpanjangan masa jaminannya pada waktu 2 (dua) minggu sebelum habis batas waktunya dan untuk itu diharuskan membayar sejumlah uang sebesar selisih harga antara Harga Penawarannya dengan Harga Pemenang di atasnya yang ditunjuk sebagai Pemenang berikutnya.
Peserta Tender yang tidak memenangkan Tender menerima kembali Jaminan Penawarannya segera, setelah ada Keputusan (Penetapan) Pemenang Tender. Jaminan Penawaran dari Pemenang Tender dikembalikan setelah Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) diterima oleh Pemberi Tugas.
Apabila Tender dinyatakan batal oleh Pemberi Tugas maka seluruh Jaminan Penawaran dikembalikan kepada masing-masing Peserta Tender.
BIAYA PERSIAPAN PENAWARANPemberi Tugas tidak akan mengganti biaya apapun yang telah dikeluarkan oleh Peserta Tender guna keperluan persiapan penawaran ini.
KETERANGAN DAN PROSEDUR PENAWARANPeserta Tender berkewajiban untuk mendapatkan segala keterangan yang diperlukan guna menghasilkan harga penawarannya dan tidak akan ada pertimbangan gugatan (claim) untuk merubah harga penawaran tersebut setelah berkas Penawaran diserahkan kepada Panitia Tender.
TATA CARA PEMASUKAN SURAT PENAWARANBentuk Surat Penawaran dan lampirannya disediakan oleh Panitia dalam Dokumen Tender ini. Peserta Tender harus menggunakan bentuk Surat Penawaran dan lampiran tersebut, diatas kop surat perusahaan peserta tender.
Berkas penawaran yang diajukan terdiri dari 1 (satu) asli dengan 3 (tiga) salinan yang bertandatangan asli (disertai dengan elektronik copy yang berupa CD 3 keping) dengan ketentuan sebagai berikut :
Surat Penawaran Asli harus memakai formulir Surat Penawaran dan lampiran-lampiran yang telah disediakan di dalam Dokumen Tender, kemudian ditanda-tangani diatas meterai Rp. 6.000,-, diberi tanggal serta cap perusahaan.
Surat Penawaran harus ditandatangani oleh Direktur atau Penanggung Jawab Perusahaan dan bila berhalangan dapat ditandatangani oleh wakilnya dengan disertai surat kuasa bermeterai Rp. 6.000,-.
Perincian penawaran yang diajukan adalah dengan menggunakan Daftar Uraian Pekerjaan (Provisinal Bills of Quantities / BQ) yang disediakan di dalam Dokumen Tender.
Berkas penawaran asli maupun salinan yang dimasukkan di dalam amplop terdiri atas (sesuai urutan berkas penawaran) :
- Surat Penawaran
- Surat Pernyataan Kesanggupan melaksanakan pekerjaan bila ditunjuk sebagai pemenang tender sesuai dengan harga penawaran dan Dokumen Tender.
- Bills of Quantities yang telah diisi harga dan ditandatangani pada lembar rekapitulasi.
- Foto copy dari surat-surat yang masih berlaku yaitu :
- Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
- Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
- Tanda Daftar Rekanan (TDR)
- Surat Izin Kerja (SIKA)
- NPWP
- Harga Satuan Upah dan Harga Satuan Material.
- Tarif Lembur Pengawasan Konsultan Pengawas .
- Analisa Harga Satuan.
- Rencana dan Metode Pelaksanaan.
- Daftar Peralatan dan Mesin-mesin
- Personil Dan Struktur Organisasi di lapangan dan kantor pusat dilengkapi dengan Curriculum Vitae (CV) dari Manajer Proyek.
Semua Surat Penawaran dan lampirannya harus dimasukkan ke dalam amplop penawaran yang disesuaikan dengan Berita Acara Pelelangan tersebut harus tertutup, dilem rapat dan dilak pada lima tempat. Peserta Tender diperkenankan menggunakan lebih dari satu amplop bila dokumen terlalu besar atau tidak cukup ( tidak muat ).
Semua Surat Penawaran dan lampirannya diserahkan kepada Pemberi Tugas PT. ..................., alamat Jl. ...................................................., Telepon ……. yang ditujukan kepada Bp. ………………… pada waktu dan jam seperti yang ditentukan dalam Undangan tender atau dalam Rapat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing).
Suatu Penawaran dinyatakan sah apabila :
- Pemasukan Penawarannya memenuhi tata cara sesuai dengan pasal 10 ini.
- Pemasukan Surat Penawarannya sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan Panitia Tender.
- Dalam Surat Penawaran jumlah harga penawaran yang tertera dalam angka sesuai dengan jumlah yang tertera dalam huruf.
- Jumlah Harga Penawaran sesuai dengan total akhir keseluruhan dari Bills of Quantities yang telah diisi.
ITIKAD PENAWARANPenawaran ini harus disusun berdasarkan :
- Semangat bersaing yang sehat.
- Proses yang bersih tanpa adanya usaha untuk mempengaruhi jalannya Tender maupun penilaian yang jujur dan obyektif.
- Itikad baik untuk melaksanakan seluruh pekerjaan dengan kesungguhan dalam mencapai sasaran kualitas, kuantitas, harga maupun waktu seperti yang dituangkan dalam Dokumen Tender.
MASA BERLAKU PENAWARANPenawaran harus diberlakukan minimum selama 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak dimasukkannya Surat Penawaran.
PEMBUKAAN SURAT PENAWARANPembukaan Surat Penawaran bersifat tertutup yang dihadiri oleh Wakil dari Pemberi Tugas dan Pihak lain yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas.
PENILAIAN PENAWARAN Semua Penawaran yang masuk yang sah akan diteliti oleh Panitia Tender. Panitia Tender akan membuatkan Laporan Hasil Tender yang kemudian akan diserahkan kepada Pemberi Tugas untuk diputuskan lebih lanjut.
Penilaian Penawaran didasarkan atas :
- Pemenuhan Syarat-syarat Administratif dan dinyatakan sah.
- Penawaran secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
- Tidak terikat pada penawaran yang terendah.
KEPUTUSAN HASIL TENDERKeputusan mengenai hasil tender dilakukan oleh Pemberi Tugas dan tidak dapat diganggu gugat serta tidak diadakan surat menyurat. Keputusan ini akan disampaikan kepada semua pihak yang berkepentingan secara tertulis.
Surat keputusan diatas berikut Penetapan Pemenang Tender, Berita Acara hasil Tender, Berita Acara Pembukaan Surat Penawaran, Berita Acara Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) Penjelasan serta Dokumen Tender lainnya merupakan dasar dari Perjanjian Pemborongan yang diadakan.
TENDER ULANG ATAU PEMBATALAN TENDER
Tender dinyatakan gagal dan diulang apabila :
- Berhubung dengan berbagai hal tidak mungkin mengadakan penetapan pemenang.
- Pemenang yang ditunjuk mengundurkan diri dan calon pemenang berikutnya tidak bersedia melaksanakan pekerjaan tersebut.
- Sehubungan dengan butir-butir tersebut di atas pada Pasal ini dan disebabkan oleh sesuatu hal Pemberi Tugas terpaksa membatalkan Tender , maka Peserta Tender tidak dapat menuntut ganti rugi kepada Pemberi Tugas atas biaya maupun kerugian yang telah dikeluarkan oleh Peserta Tender.
PEMENANG TENDERKepada Pemenang Tender nantinya diharuskan mengusulkan serta mempresentasikan metode pelaksanaan kerja kepada Pemberi Tugas atau wakil Pemberi Tugas yang akan menangani proyek ini.
Demikian adalah rincian dari dokumen ketentuan tender dan penawaran, dalam kesempatan lain akan saya sampaikan kembali lanjutan tulisannya,..
Semoga Bermanfaat
Engineering, Economics & Business
Aam Hermawan
