Tata cara Proses Tender

Setelah saya membahas perihal Dokumen tender, pada kesempatan ini saya akan membahas Tata cara proses tender. Dari dokumen-dokumen yang sudah dipersiapkan sesuai pembahasan sebelumnya, maka langkah awal yang perlu dilakukan adalah :

Undangan Tender

Sebelum undangan tender didistribusikan, yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah menentukan list dari beberapa kontraktor / konsultan yang akan diundang dalam proses tender paket pekerjaan tersebut sesuai dengan kapasitas dan kualitas kontraktor.

Setelah ditetapkan nama-nama kontraktor / konsultan yang akan diundang, maka undangan tender dapat didistribusikan kepada calon peserta tender, sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah ditetapkan

Undangan tender ini secara garis besar berisikan penjelasan singkat mengenai :

1. Team Proyek : (Pemberi tugas, Konsultas-konsultan)

2. Biaya, Waktu dan tempat pengambilan dokumen tender

3. Paket Pekerjaan & Lingkup pekerjaan

4. Waktu Pemasukan dokumen penawaran

5. Waktu Pelaksanaan Proyek

6. Jadwal dan tempat acara meeting Penjelasan Berita Acara (aanwijzing)

7. Lampiran konfirmasi dari calon peserta yang diundang

Konfirmasi : Atas nama Pemberi Tugas, QS menanyakan (konfirmasi ulang) kepada calon peserta tender tentang kesanggupannya untuk ikut tender. Kesanggupannya dapat dengan cara mengirim balik undangan yang sudah ditandatangani via fax ke alamat Panitia Tender. Bisa juga konfirmasi ini dilakukan oleh Pemberi Tugas dengan cara cara telepon,dll.

Pengambilan Dokumen Tender 

Kontraktor peserta tender mengambil atau dengan membeli dokumen tender (harganya disebutkan dalam undangan tender), yaitu berupa : gambar tender, dokumen administrasi tender+BQ, keping CD BQ tender, spesifikasi teknis.

Aanwijzing 

Bersama Panitia Tender (MK,Konsultan lainnya, Pemberi Tugas) , QS melaksanakan Rapat Penjelasan (aanwijzing) dan melakukan Peninjauan Lapangan / site. Dalam aanwijzing biasanya para konsultan memberikan penjelasan tentang pekerjaan yang menjadi lingkup tanggung

jawabnya, misalnya :

• Pemberi Tugas memberikan penjelasan tentang proyeknya secara garis besar, termasuk keinginannya dalam proyek ini.
• MK menjelaskan tentang tataletak towercrane, site office, persetujuan material, test dilapangan, waktu pelaksanaan, dll yang berkaitan dengan pelaksanaan.
• QS menjelaskan tentang tatacara tender, sifat kontrak, system pembayaran, denda, maupun kondisi lainnya yang ada dalam dokumen administrasi tender.
• Konsultan Strukitur/Arsitek/M&E yang menjelaskan tentang designnya maupun toleransi-toleransi penyimpangan design yang masih bisa diperbolehkan, dll.

Pertanyaan Tender 

Panitia Tender memberikan kesempatan kepada kontraktor peserta tender untuk mengajukan Pertanyaan tertulis kepada Panitia Tender setelah kontraktor peserta tender mengikuti proses aanwijzing dan mempelajari seluruh dokumen tender . Setiap pertanyaan dikirimkan kesemua Panitia Tender sedangkan jawabannya dijawab konsultan sesuai dengan disiplin ilmu masing-masing / lingkup kerja masing-masing, jawaban tertulis dimasukkan dalam Berita Acara Aanwizing sebagai lampiran berita acara aanwijzing.

Berita Acara Aanwijzing 

QS dan MK Menyiapkan Berita Acara aanwijzing + jawaban tertulis + lampiran (jika ada), untuk dibagikan kepeserta tender dan Panitia Tender, serta arsip. Persetujuan dan pengesahan Berita Acara aanwijzing dari pihak kontraktor diwakili oleh 2 (dua) kontraktor pengikut tender, sedangkan Panitia tender diwakili oleh MK,QS dan Wakil Pemberi Tugas. Isi Berita Acara aanwijzing ini mengikat secara kontraktual, baik kepada Pemberi Tugas maupun Kontraktor pelaksana tugas.

Penawaran Harga ke.1 

Peserta Tender memasukkan Penawaran Harga yang ditujukan kepada Pemberi Tugas, termasuk didalamnya keping CD BQ penawaran harga dan Jaminan Penawaran Asli. Dan Pemberi Tugas wajib mengecek terhadap keaslian Jaminan Penawaran tersebut ke Bank/Asuransi penerbitnya.

Sebelum  kontraktor  memasukkan  penawaran  harga,  QS  wajib mengirimkan BQ harga kepada Pemberi Tugas, dimana BQ harga ini nantinya dipakai sebagai tolok ukur dalam evaluasi tender.

Penawaran Harga kontraktor disampaikan secara legal dalam formulir penawaran harga yang ditandatangani Direktur / pimpinan perusahaan dan ditempel materai Rp 6000,-

Pada saat QS mengirimkan BQ harga, perlu dicek/dibandingkan dengan

budget estimasi yang sudah diterbitkan oleh QS. Seharusnya/idealnya

bahwa harga pada BQ harga tidak terjadi perbedaan yang significant.

Terhadap estimate akhir, Untuk itu perlu direview secara rutin estimasi

proyeknya sesuai perkembangan perencanaan

Pembukaan Penawaran

Panitia Tender melakukan Pembukaan Penawaran Harga yang hasilnya ditulis dalam Form Of Tender, dan masing-masing konsultan membuat laporan hasil tender. Form of tender disesuaikan dengan SOP perusahaan masing-masing.

Evaluasi Tender Ke.1 

MK melakukan evaluasi secara teknis pelaksanaan, sedangkan QS melakukan evaluasi administrasi dan evaluasi harga (+ quantity), dan menyampaikan Rekomendasi Kontraktor yang akan diproses lebih lanjut.

Hasil evaluasi tender dikirim ke pihak Pemberi Tugas, untuk dipakai sebagai pedoman dalam memilih Kontraktor Peserta Tender yang akan dipilih untuk dilakukan proses klarifikasi.

Klarifikasi Tender 

QS atas nama Pemberi Tugas mengirim Undangan Klarifikasi terhadap peserta tender terpilih

Panitia Tender melakukan Klarifikasi atas penawaran harga peserta tender yang terpilih

QS dan MK Menyiapkan “Berita Acara Klarifikasi” untuk dibagikan kepeserta tender dan Panitia Tender, serta arsip. Persetujuan dan pengesahan Berita Acara dari pihak kontraktor diwakili oleh 2 (dua) kontraktor pengikut tender, sedangkan Panitia tender diwakili oleh MK,QS dan Wakil Pemberi Tugas.

Penawaran Harga ke.2 

Setelah diadakan klarifikasi terhadap penawaran harga dari Kontraktor, peserta Tender memasukkan Penawaran Harga ke.2 yang ditujukan kepada Pemberi Tugas, termasuk didalamnya keping CD BQ penawaran harga.

Evaluasi Tender Ke.2 

QS melakukan Evaluasi Tender ke.2 dalam hal evaluasi administrasi dan evaluasi harga (+ quantity). dan juga menyampaikan rekomendasi kontraktor yang akan diikutkan dalam proses negosiasi.

Negosiasi

Pemberi Tugas (atau QS atas nama Pemberi Tugas) mengirim undangan untuk Negosiasi Harga.

Dalam negosiasi ini ditentukan kondisi final penawaran kontraktor, termasuk harga final penawaran kontraktor, dan dari hasil negosiasi ini akan diputuskan siapa kontraktor pemenang tender.

Apabila dalam negosiasi ini masih terjadi perubahan-perubahan atau tambahan-tambahan ketentuan, maka harus dimasukkan dalam berita acara negosiasi.

Pemenang Tender

• Pemberi Tugas menerbitkan surat keputusan pemenang tender / surat penunjukan pemenang tender, dan diinformasikan/dikirim kepada seluruh peserta tender dan panitia tender.
• Kontraktor peserta tender yang kalah mengambil jaminan penawaran yang asli ke pihak Pemberi Tugas.
• Kontraktor pemenang tender menyerahkan BQ revisi akhir, yang nilainya sesuai hasil negosiasi final yang sudah disetujui kedua belah pihak.
• Pemberi Tugas menerbitkan Surat Perintah Kerja.
• Kontraktor pemenang tender mengambil Jaminan Penawaran yang asli.
• Kontraktor pemenang tender menyerahkan Jaminan Pelaksanaan.
• Kontraktor pemenang tender menyerahkan Jaminan uang Muka.(jika ada Uang Muka).
• Pemberi Tugas Wajib mengecek keaslian Jaminan-jaminan yang diserahkan oleh kontraktor pemenang tender ke Bank penerbit jaminan

Dokumen Kontrak

Setelah proses tender selesai, ditandai dengan dikeluarkannya surat keputusan pemenang tender oleh Pemberi Tugas, maka taraf selanjutnya adalah penyusunan dokumen administrasi kontrak. Yang memuat antara lain :

1. Dokumen administrasi kontrak.
2. BQ kontrak. ( BQ penawaran final dari kontraktor yang telah disesuaikan dengan hasil negosiasi.
3. Gambar Kontrak
4. Spesifikasi Kontrak
5. Lampiran-lampiran :
• Berita Acara Aanwijzing + lampiran.
• Berita Acara Klarifikasi + lampiran.
• Berita Acara Negosiasi + lampiran.

Semoga Bermanfaat

Engineering, Economics & Business

Aam Hermawan